Je bent de manager van een bedrijf en wordt nogal vaak geconfronteerd met verwijten van hogere hand over de hoge kostprijs die voornamelijk tot stand worden gebracht door het veelvuldig en nodeloze printopdrachten. Van de zijde van de medewerkers wordt de stelling van de leiding te niet gedaan. Je vraagt je af wie je in het gelijk moet stellen. Ondertussen tikken de kosten aardig aan en wordt het milieu schade berokkend. Het is nu tijd om na te gaan als er werkelijk voor niets geprint wordt en hoe de kosten te onderdrukken. De volgende tips kunnen je waarschijnlijk goed op weg helpen.
De eerste stap is uiteraard om te observeren. Je zult het printgedrag van je collega’s en de overige medewerkers moeten volgen. Dit betekent dat je vanuit de printkamer of de finance afdeling een overzicht van de printkosten moet verzamelen. Doe dit gedurende drie maanden. Je kunt zo een soort gemiddelde berekenen.

Je stelt de organisatie er dan van op de hoogte dat er een campagne opkomst is. Dit is natuurlijk een aangelegenheid van de communicatie afdeling, waarbij alle communicatiewerk zoals de doelen worden voorbereid. We doelen daarbij op flyers, kleine speeches etc. Samen met de communicatie afdeling bespreek je methoden die kunnen helpen bij de besparing. We denken hierbij aan: minder in kleur uitprinten, afbeeldingen verkleinen, de draft optie selecteren, maar ook het op na houden van een digitaal file- systeem.
Vervolgens geef je aan de afdelingen te kennen om geen indicatie te geven van het te gebruiken printpapier en inkt, na nieuwe inzichten te hebben verkregen. Je kunt hier controle op los laten.

Vergeet niet om bij de campagne de juiste afdelingen bij te betrekken. Dit omdat de inzichten van eminent belang zijn. Vooral de communicatie afdeling, die vaak genoeg niet adequaat wordt betrokken. Ook de ICT-afdeling en de financiële afdeling hebben een belangrijke rol te vervullen. Trek voor de campagne een maand uit. Ga daarna na of het doel bereikt is geworden. Dit betekent: heb je 20% tot 30% kunnen besparen op printpapier en printkosten. Is dit niet het geval? Stuur de campagne aan, verleng deze met nog een maand. Is het doel bereikt? Nou, gefeliciteerd! Hou er in ieder geval rekening mee dat je zult moeten repeteren om een cultuuromslag te verkrijgen.

Tips voor het besparen op inkt en papier:
– Zorg ervoor dat iemand op de afdeling de verantwoordelijkheid heeft voor het beheer van de printer en het papier;
– Stel targets voor het printen op dag basis; er mag niet meer geprint worden dan aangegeven per dag;
– Maak digitale mappen aan om dossiers op te leggen. Zorg er wel voor dat iedereen die ertoe bevoegd is, de toegang heeft. Raadpleeg hiervoor de ICT-afdeling;
– Schaf speciale software aan om prints te monitoren. Deze kun je ook downloaden;
– Schaf printers aan die relatief zuinig en milieu vriendelijk printen;
– Het aller belangrijkste: Maak print- beleid.