Belangrijke documenten moeten op een veilige manier bewaard worden zodat je er makkelijk bij kan wanneer je ze daadwerkelijk nodig hebt, maar ook zodat deze niet zomaar door iedereen bekeken kunnen worden. Een hoop mensen kiezen er nog voor om belangrijke documenten uit te printen, maar in heel veel gevallen is dat helemaal niet handig. In deze tekst gaan we dan ook kijken naar verschillende redenen waarom het veel handiger is om documenten digitaal te bewaren dan om deze uit te printen.

Milieu

Duurzaamheid speelt op dit moment een grote rol in het leven van een hoop mensen. Papier afdrukken is iets wat steeds minder nodig is omdat we veel documenten ook gewoon online kunnen bewaren. Dit kan bijvoorbeeld op de computer in een beveiligde map, maar ook in een cloud. Dat is een online opslag waar je verschillende documenten en andere bestanden kan opslaan. Een belangrijk document is dan helemaal niet meer handig omdat je deze kwijt kunt raken, maar ook omdat deze uiteindelijk zal gaan vervagen. Het online opslaan van documenten heeft daarnaast ook nog eens het voordeel dat je niet steeds een nieuwe kopie hoeft te maken, maar gewoon hetzelfde bestand kan versturen wanneer je documenten ergens heen wil verzenden. Qua milieu help je dus mee aan een stukje duurzaamheid ook wanneer je documenten op die manier bewaard. Dat heeft namelijk te maken met het besparen van het papier wat je doet wanneer je minder print.

Beveiliging

Een cloud of andere externe opslag kan daarnaast ook nog eens beveiligd worden. Waarbij een afdruk kwijt kan raken of zelfs gestolen kan worden wanneer het gaat om iets waar een andere persoon ook iets aan heeft. Met die reden is het dan dus ook nog eens zinvol om iets op te slaan op een externe of online opslag. Door deze te beveiligen weet je in ieder geval zeker dat er niet zomaar iemand bij jouw gegevens kan komen.

Gemak

Als laatste is gemak absoluut een reden om documenten op een computer of cloud te bewaren. Je kan er namelijk veel makkelijker bij en kan ze altijd bij je dragen door middel van een mobiele telefoon, laptop of tablet. Wanneer deze namelijk ingelogd zijn op de plek waar je de documenten bewaard, kun je deze zo ter plekke er bij halen en hoef je dus niet elke keer papieren kopieën mee te nemen.

Tot slot

Belangrijke documenten bewaren op een computer of online cloud heeft verschillende voordelen qua beveiliging en gemak, maar ook wat betreft duurzaamheid. Door het verminderen van afdrukken help je namelijk mee aan een beter milieu. Hierdoor bespaar je bomen die onnodig gekapt worden.